Distruzione Documenti Cartacei

Distruzione documenti cartacei: cosa si intende

L’archivio cartaceo rappresenta tutta quella quantità di carta accumulata da un’azienda o da un professionista nel corso degli anni che deve essere digitalizzata e quindi distrutta. All’interno dell’archivio sono presenti documenti, pagamenti, dati anagrafici dei clienti, contratti di fornitura e di servizio, informazioni riservate ecc. che devono essere distrutti senza possibilità di essere recuperati. Questa carta rappresenta un notevole ingombro che occupa spazio vitale negli uffici ed inoltre contiene dati importanti e sensibili. La distruzione al di fuori della normativa o il furto di questi archivi può comportare pesanti sanzioni di natura amministrativa e nei casi più gravi addirittura penali. La distruzione documenti risulta quindi una pratica fondamentale per quegli enti e quelle società che devono tutelare i loro dati riservati come istituti di credito, amministrazioni pubbliche e varie tipologie di aziende. La distruzione degli archivi cartacei deve essere effettuata in modo tale che i documenti risultino illeggibili, garantendo al tempo stesso la riciclabilità della carta seguendo la strada più “green” ed ecosostenibile. L’intero processo di distruzione documenti cartacei Napoli deve seguire un iter preciso nel pieno rispetto della normativa.

Come funziona il processo di distruzione documenti?

Per richiedere il processo di smaltimento bisogna rivolgersi ad un’azienda specializzata che offre servizi di progettazione e consulenza per la raccolta differenziata. L’obiettivo è semplificare la gestione delle procedure per il riciclo di materiali e la commercializzazione delle materie prime. Ci sono vari step che l’azienda deve seguire

• Il primo prevede un sopralluogo da parte dell’azienda nell’ufficio o nelle sede del cliente che ha richiesto lo smaltimento archivi cartacei.
• Il secondo prevede di analizzare la tipologia del rifiuto per ottimizzare la raccolta differenziata con verifica dei flussi dei materiali.
• Il terzo prevede la progettazione e la realizzazione di soluzioni logistiche ponderate in base al ritiro ed al trasporto a seconda della tipologia di rifiuto.

L’azienda verifica i vari passaggi ed offre un valido servizio di assistenza al cliente per assicurare la massima tracciabilità del processo e la sicurezza nel pieno rispetto della normativa vigente e della legislazione ambientale. L’azienda deve infine sottoporre un preventivo personalizzato a seconda delle reali necessità del cliente.

L’intera documentazione cartacea deve essere completamente distrutta presso discariche autorizzate. La carta viene prime lavorata per essere separata da altro materiale presente e successivamente tritata con macchinari appositi per estinguere definitivamente i dati sensibili. Infine viene avviata al ciclo di recupero per non disperdere la cellulosa e riutilizzarla nuovamente all’interno del ciclo produttivo. Tutte le fasi devono essere tracciabili per avere la certezza che i dati sensibili siano effettivamente stati cancellati e per fornire una documentazione valida in caso di controlli.

Cosa si rischia se non avviene la distruzione dei documenti?

Gettare gli archivi nei cassonetti dedicati alla raccolta della carta non è sufficiente, spesso è capitato che malintenzionati se ne siano impossessati ed abbiano attuato furti ‘identità. Lo smaltimento archivi è efficace perché i documenti cartacei vengono completamente disintegrati.

Inoltre se avete un’azienda saprete sicuramente che lo smaltimento documenti contenenti dati sensibili può essere soggetto a sanzioni molto pesanti, sia di tipo amministrativo che penale.

Il nostro servizio di distruzione documenti può essere eseguito con successo presso i nostri stabilimenti di smaltimento o anche direttamente presso la sede del cliente. Il lavoro di distruzione documenti sensibili è regolamentato da norme precise e sottoposto a regolamento UE 2016/679  (GDPR) a tutela della privacy. Bisogna rispettare una serie di obblighi relativi alle procedure di sicurezza nel corso dell’attività di distruzione. Il titolare dell’azienda può occuparsi dello smaltimento autonomamente o affidarsi ad una società specializzata, ma è passibile di sanzioni e multe anche piuttosto pesanti se non adempie agli obblighi previsti dalla legge. La responsabilità non ricade sul proprietario se dimostra di essersi affidato ad un soggetto specializzato nello smaltimento degli archivi cartacei dotato della strumentazione adatta e delle conoscenze tecniche richieste. Al termine del processo l’azienda specializzata nello smaltimento deve rilasciare un attestato ed è consigliabile richiedere una prova fotografica o video dell’effettivo smaltimento dei documenti cartacei.

Richiedici subito un preventivo gratuito e senza impegno per il servizio di distruzione documenti cartacei, il nostro lavoro è rivolto principalmente su Napoli e provincia.